สรุป Workshop การจัดการความคิด โดย Veeraya Thawornwattanayong

สรุป workshop thought organization โดย Veeraya Thawornwattanayong

วันนี้ฮงไปเรียน workshop ด้านการจัดการความคิด เลยอยากมาสรุป session เพื่อส่งต่อ value ให้กับเพื่อนๆครับ Speaker ตั้งใจสอน ฮงก็จะตั้งใจสรุปเหมือนกันครับ

ถ้าพร้อมแล้ว มาลุยกันเลยครับ เย้ 🥳🥳🥳

(บทความนี้ยาวมากครับ)

Outline

• ทำไมถึงจัด session นี้ และเหมาะกับใคร
• AI ทำสรุปได้แล้ว ทำไมยังเขียนเองอยู่อีก
• ถอด framework การคิดเบื้องหลัง ทำอะไร ก่อน/ระหว่าง/หลัง session
• เข้าประชุมแล้วไม่รู้ว่าต้องทำอะไร สื่อสารไม่ได้ แก้ได้ด้วย STAR framework
• สมองไม่ได้มีไว้จำ สมองมีไว้คิด จัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบด้วย 2nd brain
• ความคิดที่เป็นระเบียบ จะจัดการเวลาได้ดี time management
• เฝ้ามอง ความคิด ปรับปรุงพัฒนาตัวเองให้ดีขึ้นได้

ทำไมถึงจัด session นี้ และเหมาะกับใคร

งานเขียนของคุณพลอย ทรงคุณค่า อ่านเข้าใจง่าย เก็บครบทุกประเด็น และสามารถนำไปใช้งานหรือต่อยอดได้ง่าย

มีคนถามบ่อยๆ ว่า “ทำได้ยังไง” คุณพลอยตกผลึกกระบวนการคิด การเขียนออกมา เป็น framework ที่สามารถถ่ายทอด และส่งต่อชุดทักษะให้กับคนอื่นได้

เหมาะกับคนที่อยากจะสื่อสารได้ตรงประเด็น และรู้เรื่อง สรุปประชุมได้ว่าใครต้องทำอะไร เพื่อให้สามารถทำงานต่อได้ง่ายขึ้น

AI ทำสรุปได้แล้ว ทำไมยังเขียนเองอยู่อีก

part นี้ พี่ทอย Kasidis Satangmongkol มาแชร์ให้ฟัง

ยุคนี้ AI มีทักษะ “การอ่าน” และ “ตีความ” สูงขึ้นมาก จนสามารถเข้าใจบริบท และสรุปเนื้อหาออกมาได้ดี (ประมาณหนึ่ง)

การโยนงานส่วนนี้ให้ AI จึงเป็นทางเรื่องที่น่าสนใจ… ทว่ามันกลับแฝงมาด้วยข้อเสียที่มากกว่าข้อดี

การโยนงาน คิด ตีความ สรุป ให้ AI ทำ ก็เหมือนเรา outsource กระบวนการใช้สมองให้คนอื่นทำ

แม้ผลลัพธ์จากการใช้งาน AI มันดูดี (มี productivity) แต่มันอาจจะไม่ได้ทำให้ชีวิตเราดีขึ้น

AI เป็นภาพลวงตาที่ทำให้เราคิดว่าเราทำงานได้เก่งขึ้น ถ้าเราไม่มีมัน และทำงานต่อไม่ได้ มันไม่ถูกต้องแล้ว

เรื่องนี้ตอกย้ำความเชื่อที่ว่า การเขียนเป็นเรื่องที่สำคัญ การเขียนทำให้เราได้คิด “writing is thinking on paper”

ความคิดเราก็เหมือนกับ ก้อนเมฆ มันจับต้องไม่ได้ แต่เราสามารถสร้าง ภาชนะ (ประโยค) เพื่อจับมันได้

เมื่อเราได้เขียนลงกระดาษ ความคิดจะเริ่มเป็นรูปธรรมมากขึ้น

แม้ว่าดราฟแรกที่เขียนจะดูยุ่งเหยิง และดูไม่ตรงกับสิ่งที่จะสื่อ แต่การเขียนๆ ลบๆ เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการคิด “writing is re-writing”

ขัดเกลาไปเรื่อยๆ จนงานเขียนสะท้อนไอเดียของเราในที่สุด

โดยสรุปแล้ว การเขียนช่วยให้เราเป็นคนที่ดีขึ้น การโยนงานเขียนให้ AI ทำ พรากโอกาส การคิดและไต่ตรอง และการพัฒนาตัวเองให้เป็นคนที่ดีขึ้น

เสริม: การเขียนนอกจากจะช่วยให้เราเป็นคนที่ดีขึ้น การส่งต่องานเขียนของเราให้ผู้อื่น ช่วยส่งต่อ value จากผู้พูด (speaker) ไปยังผู้อ่านที่ไม่ได้เข้าร่วม session นั้นด้วย และ ยังเปิดโอกาสให้เราได้รู้จักผู้อื่นด้วย เช่นคนที่ชื่นชอบแนวทางการสรุปของเรา และเปิดโอกาสในการรวมงานกันด้วย

📒 note: พี่ทอยเป็นคนแรกที่ทำให้ฮงเริ่มงานเขียนในเพจนี้ครับ

ถอด framework การคิดเบื้องหลัง ทำอะไร ก่อน/ระหว่าง/หลัง session

กระบวนการจดสรุป ไม่ได้มีแค่ตอนฟัง session เท่านั้น กระบวนการจด มันมีทั้งก่อนและหลัง session ด้วย

[pre-session] ก่อนเริ่ม session

เตรียมตัว เตรียมสมองให้พร้อม คนพูดคือใคร จะพูดเรื่องอะไรบ้าง มีคำศัพท์ไหนที่น่าจะถูกยกมาพูด

การเข้าไปฟัง โดยไม่เตรียมข้อมูลมาก่อน เป็นการฟัง session ที่ไม่มีประสิทธิภาพ

และมีโอกาสสูงมากที่เราจะฟังแล้วไม่เข้าใจ ถ้าเจอศัพท์ไม่คุ้น หรือ เนื้อหาเฉพาะทางที่เข้าใจยาก เราจะตกใจ และมีโอกาสหลุดสูงมาก

เทคนิคที่คุณพลอยใช้จัดเรียงข้อมูล 😲 คือการแบ่งกลุ่มข้อมูล คล้ายกับ บล้อค lego มีหลากหลายรูปทรง หลายขนาด

ข้อมูลที่รับเข้ามา เปรียบเหมือน lego แต่ละชิ้น ที่ต้องจัดเรียงให้ตรงหมวดหมู่

หากมองด้วยมุมของการต่อ lego การจัดเรียงข้อมูล (การเรียงสีและชิ้นส่วน lego ที่เหมือนกัน) ก่อน จะทำให้เรานำมาจัดเรียงและประกอบร่างได้ง่ายขึ้น และเราสามารถคาดเดา “ภาพสุดท้าย” ของตัวต่อ เช่นเป็นปราสาท เป็นบ้าน เมื่อภาพชัด การจัดเรียงก็จะง่ายขึ้น 🚀

[during-session] ระหว่าง session

คุณพลอยยึดถือคุณค่า Empathy (ความใส่ใจ) เมื่อเข้าฟังบรรยาย คุณพลอยตั้งใจฟังผู้บรรยายและจดสรุปไปด้วย อยากส่งมอบคุณค่าให้กับคนที่ได้มาอ่านสรุปนี้ อยากให้ ผู้บรรยาย รู้ว่า มีคนที่ตั้งใจฟังเขาพูดอยู่นะ

ไหนๆก็เข้ามาฟังบรรยายแล้ว เราต้อง get the most out of it อยากใช้เวลาให้มีประสิทธิภาพที่สุด 💪

ในระหว่าง session การตั้งใจฟัง และจัดเรียงข้อมูลไปด้วย ตามที่ได้เกริ่นใน [pre-session] เรื่อง บล้อก lego

ช่วยทำให้สมองโฟกัสกับการฟัง เกิดเป็น active listening เมื่อสมองมีงานต้องทำ เราจะไม่วอกแวกไปสนใจเรื่องอื่น 🎉

[post-session] หลังจบ session

หากกระบวนการทำ [pre-session] และ [during session] ทำได้ดี การสรุปก็เสร็จตั้งแต่ตอนที่ ผู้บรรยายพูดจบแล้ว

เพราะการเตรียมตัวก่อนเริ่ม และการจัดเรียงและสรุปข้อมูลระหว่างจด มันเกือบจะครบถ้วนในตัวเองแล้ว

ในส่วนที่เหลือจะเป็นการทำ finishing เก็บงานที่ค้างไว้เช่น

1. การเช็คคำผิด - การจด คือการเก็บใจความสำคัญ ถ้าเรามัวแต่สะกดให้ถูกทุกตัวอักษร เราอาจจะพลาดการจดเนื้อหาสำคัญได้ จดก่อนและมาแก้ทีหลังได้

2. เนื้อหาไม่เข้าหมวดหมู่ใดเลย - แม้จะเตรียมตัวมาแล้ว ก็มีโอกาสเจอเรื่องไม่คาดคิด ทำโน้ตสั้นพร้อมทำเครื่องหมายไว้ และกลับมาทบทวนทีหลัง เมื่อเราฟัง session จนจบแล้ว เราอาจจะมีข้อมูลที่เพียงพอในการจัดกลุ่มข้อมูลใหม่ (ถ้าเรายังหาคำตอบไม่ได้ ต้องไปถามผู้บรรยาย ใน Q&A แล้วคับ)

เข้าประชุมแล้วไม่รู้ว่าต้องทำอะไร สื่อสารไม่ได้ แก้ได้ด้วย STAR framework

องค์ประกอบของการประชุมที่ดี มีดังนี้

• วันนี้จะคุยเรื่องอะไร agenda ชัดเจนไหม
• Person In Charge (PIC) ใครคือผู้รับผิดชอบ
• บทสรุปของการประชุมคืออะไร ใครตัดสินใจ และข้อดีข้อเสียของการตัดสินใจ
• Action และ timeline ที่ชัดเจน ต่อไปจะทำอะไร และเมื่อไร

การสื่อสารที่ดี เราต้องกำหนด ความคาดหวังต่อผู้เข้าร่วมแต่ละกลุ่ม ได้แก่

• แจ้งให้ทราบ FYI - ควรรู้ หรือต้องรู้ (ผู้ฟังกลุ่มนี้ ไม่ต้องพูดก็ได้ แค่รับฟัง)
• แลกเปลี่ยนความเห็น - แลกเปลี่ยนข้อมูลของแต่ละฝ่าย
• Action Required - ใครต้องทำอะไร

ถ้าอยากสื่อสารให้คนเข้าใจ ต้องรู้จัก logic การเขียนและการคิด โดยใช้ Pyramid Principle (โดย Barbara Minto) ซึ่งจะเรียงความสำคัญจากยอดสู่ฐาน (บนลงล่าง)

1. recommendation / answer /solution เกริ่นเรื่องก่อน ไม่หลงประเด็น ทำอย่างไรให้คนเข้าใจ follow เชื่อถือ

2. supporting arguments ทำอย่างไรให้คนเชื่อ เรามีข้อมูล มีเหตุผลที่มา

3. มี supporting data, facts ข้อเท็จจริง

ซึ่งเราสามารถนำองค์ประกอบเหล่านี้มาเหล่าด้วย STAR Framework ได้

(S) Situation - เหตุการณ์เป็นอย่างไร (T) Task - ต้องทำอะไรในเหตุการณ์นั้น (A) Action - ขั้นตอนในการลงมือทำ (R) Result - ผลลัพธ์ของการกระทำ

ยกตัวอย่างเช่น

S - ฮงอยากเขียน หนังสือ สอนการสร้าง website ด้วย AI แต่ไม่เคยเขียนหนังสือมาก่อน

T - ศึกษาวิธีเขียนหนังสือ

A - (1) ดูตัวอย่างงานหนังสือจากคนอื่น (2) ปรึกษาจากนักเขียนท่านอื่น

R - ได้แนวทางการเขียนหนังสือ

เมื่อองค์ประกอบครบ การสื่อสารจะชัด

ไม่มีใครสรุปเก่งแต่แรก และทักษะนี้เป็นสิ่งที่ฝึกกันได้

สมองไม่ได้มีไว้จำ สมองมีไว้คิด จัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบด้วย 2nd brain

Tiago Forte ผู้เขียนหนังสือ The 2nd Brain ได้อธิบาย concept ว่า สมองไม่ได้มีไว้จดจำ สมองมีไว้คิดวิเคราะห์ แยกแยะ

ซึ่งการจดบันทึกลงบน digital note ลดภาระการจดจำที่ไม่จำเป็น และทำให้เราโฟกัสกับการคิดและแยกแยะได้

ซึ่งเทคนิคการจัดระเบียบ digital note แบบ 2nd brain เรียกว่า PARA method โดยการแบ่ง โน้ตเป็นหมวดหมู่

P - Project เรื่องที่มีกำหนดสิ้นสุด เช่น อยากจัด workshop สิ้นเดือนนี้

A - Area เรื่องที่ไม่มีกำหนดสิ้นสุด เช่น การจัดการเงิน ดูแลสุขภาพ

R - Resources ข้อมูลที่อยากเก็บไว้ ใช้ในภายหลัง - เช่นหนังสือ บทความในอนาคต

A - Archived (คลังเก็บข้อมูล) ที่ไม่เข้า 3 หมวดหมู่แรก

ซึ่งเมื่อเราจัดการข้อมูลเป็นหมวดหมู่เหล่านี้ ทำให้เราหาของได้ง่ายขึ้น

“ถ้าเรามีที่ dump ของที่ดี และเป็นระบบ เราจะลดภาระการใช้สมองได้เยอะ”

ความคิดที่เป็นระเบียบ จะจัดการเวลาได้ดี time management

เมื่อความคิดเป็นระเบียบ เราจะสามารถจัดกลุ่มงานได้ ซึ่งสามารถใช้เทคนิค Eisenhower Matrix แบ่งงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญได้

1 เร่งด่วน สำคัญมาก - ทำเลย เดี่ยวนี้

2 เร่งด่วน สำคัญน้อย - มอบหมายงานให้คนอื่นทำ

3 ไม่เร่งด่วน สำคัญมาก - เก็บไว้ทำทีหลัง

4 ไม่เร่งด่วน สำคัญน้อย - ไม่ทำ

หากเราตัดเรื่องที่ไม่สำคัญออกไปจดหมด จะเหลือแต่เรื่องที่สำคัญ

หากเราบันทึกและจำแนกเวลาที่เราใช้เป็นหมวดหมู่ลงบน Google Calendar เราจะสามารถเห็นภาพรวมได้ว่า เรากำลังใช้เวลาไปกับเรื่องไหน

แล้วตอบคำถามได้ว่า เรากำลังโฟกัสกับเป้าหมายหลักของเราจริงหรือไม่ หรือ เราใช้เวลากับบางเรื่องมากไปหรือน้อยเกินไปไหม

เฝ้ามอง ความคิด ปรับปรุงพัฒนาตัวเองให้ดีขึ้นได้

“what gets measured gets improved” อะไรที่วัดได้สามารถพัฒนาได้

ความคิดของเรามันติดอยู่ในหัว ทำให้บางครั้งเราไม่เข้าใจตัวเอง

เราต้องเขียนบรรยายมันออกมา เพื่อที่จะได้เห็นว่ามันเกิดอะไรขึ้น และจัดการปรับปรุงแก้ไขได้

ยกตัวอย่างการสอบ GMAT ซึ่งเป็นการสอบเลขที่ยากมากๆ คุณพลอยเจอโจทย์นึง ที่ทำผิดซ้ำๆหลายครั้ง และปรากฎว่า มันผิดเรื่องเดิมทุกครั้ง และนั่นคือการคำนวณเลข 15 x 30 = 750 (จริงๆคือ 450)

หากเป็นเวลาปกติ ก็คิดได้ถูกต้อง แต่ตอนทำแบบฝึกหัดจับเวลา มันมีความกดดัน เหนื่อยล้า ทำให้อาจจะคิดผิดพลาด

เมื่อลองเฝ้ามองและสังเกต กระบวนการคิดของตัวเองในช่วงนั้น เลยรู้ว่า คำนวณถูก แต่เขียนผิด เลยตอบผิด

ถ้าไม่ได้สังเกต เราจะไม่รู้เรื่องว่า มันผิดพลาดตรงไหน แง เมื่อเราเข้าใจตัวเองมากขึ้น เราจะระวังตัว รู้เท่าทันตัวเองมากขึ้น

คุณพลอยแนะนำให้เราหา เลข 750 ของตัวเองให้เจอ!

เสริม: กรณีของฮง สมัยเรียนลืมเขียนชื่อในกระดาษคำตอบ 555 นึกว่าเขียนไปแล้วนะ หลังจากนั้นค่อนข้างระแวง และตรวจสอบหลายรอบเลย

สรุปแบบหัวหน้าฮง

1 อย่า outsource กระบวนการคิด การเขียนทำให้เราได้คิด เรียบเรียงและทบทวนความคิด

2 Empathy: การจดโน้ตที่ดี คือการจดที่ตัวเองในอีก 10 ปีข้างหน้ากลับมาอ่านแล้วยังอ่านเข้าใจ เป็นระเบียบเข้าใจง่าย ย่อยง่าย นอกจากเราจะเข้าใจแล้ว เรายังส่งต่อ value นี้ให้คนอื่นได้ด้วย

3 ดราฟแรกอาจจะไม่ใช่สิ่งที่อยากจะสื่อสารจริงๆ แต่ถ้าไม่มีดราฟแรก ก็จะไม่เกิดกระบวนการคิด ปรับปรุงแก้ไข จนได้ message ที่ต้องการ

ปล1. บทความนี้ มีความเห็นของฮงปนอยู่ด้วย ผ่านการเรียบเรียงด้วยภาษาของฮงเอง ถ้าผิดพลาดก็ขออภัยด้วยนะครับ

ปล2. ฮงยังต้องใช้เวลาในการเขียนสรุป หลัง session ยาวนานเป็น 1-2 ชม อาจจะต้องปรับปรุงการเตรียมตัวให้การสรุประหว่าง session ให้ดีกว่านี้ 💪

ขอให้บทความนี้เป็นประโยชน์ครับ

---

ถ้าใครสนใจ เดือนสิงหาที่จะถึงนี้จะมีจัด workshop อีก 2 รอบนะครับ ติดตามที่หน้าเพจ Veeraya Thawornwattanayong ได้เลยคับ